5 Najczęstszych błędów przy zarządzaniu umowami i jak ich uniknąć

Podpisanie ważnej umowy to moment satysfakcji. Jednak to nie koniec, a dopiero początek jej cyklu życia w Twojej organizacji. Niestety, dla wielu firm właśnie w tym momencie umowa trafia do „czarnej dziury” – segregatora, szuflady lub folderu na dysku sieciowym, gdzie czeka na zapomnienie.

Takie podejście to prosta droga do poważnych problemów finansowych i prawnych. Niekontrolowane umowy to ciche ryzyko, które potrafi uderzyć w najmniej oczekiwanym momencie.

Oto 5 najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów w zarządzaniu umowami, które obserwujemy w firmach – oraz sprawdzone sposoby, jak ich unikać.

Błąd 1: Brak centralnego repozytorium (Chaos i „Szuflady”)

• Jak to wygląda? Umowy są rozproszone po całej firmie. Jedne trzyma dział sprzedaży, inne księgowość, a jeszcze inne leżą w formie skanów w skrzynkach mailowych menedżerów. Nie istnieje jedno, wiarygodne źródło prawdy.
• Ryzyko: Gdy pilnie potrzebujesz sprawdzić zapisy w umowie, jej odnalezienie zajmuje godziny (a czasem jest niemożliwe). Pracownicy operują na różnych, często nieaktualnych wersjach dokumentu. Rośnie też ryzyko naruszenia RODO i wycieku poufnych danych.
• Jak tego uniknąć? Rozwiązaniem jest wdrożenie centralnego, cyfrowego repozytorium umów. To bezpieczna baza danych, w której przechowywane są wszystkie umowy w ustandaryzowany sposób. Dzięki zaawansowanej wyszukiwarce i systemowi uprawnień, odpowiednie osoby mają natychmiastowy dostęp do właściwej wersji dokumentu.

Błąd 2: Ignorowanie kluczowych dat i terminów

• Jak to wygląda? Nikt aktywnie nie monitoruje terminów wygaśnięcia umów, okresów wypowiedzenia czy dat odnowienia. Firma orientuje się po fakcie, że niekorzystna umowa z dostawcą z automatu przedłużyła się na kolejny rok.
• Ryzyko: Straty finansowe spowodowane niechcianym odnowieniem umów, utrata możliwości renegocjacji warunków na czas, a nawet kary umowne za niedotrzymanie terminów.
• Jak tego uniknąć? Wprowadź system automatycznych powiadomień. Nowoczesne platformy do zarządzania dokumentami pozwalają na zdefiniowanie alertów, które z wyprzedzeniem (np. 90, 60 i 30 dni przed kluczową datą) poinformują odpowiedzialne osoby o konieczności podjęcia działań.

Błąd 3: Niespójny proces tworzenia i akceptacji

• Jak to wygląda? Każdy dział tworzy umowy na własną rękę, korzystając z przestarzałych szablonów. Proces akceptacji odbywa się chaotycznie przez e-mail lub telefonicznie – bez jasnej ścieżki i kontroli ze strony działu prawnego.
• Ryzyko: Stosowanie nieaktualnych lub ryzykownych zapisów prawnych, brak spójności w warunkach oferowanych klientom, ogromne opóźnienia w finalizacji umów, które „utknęły” w czyjejś skrzynce.
• Jak tego uniknąć? Ustandaryzuj proces, wykorzystując bibliotekę zatwierdzonych szablonów umów i zautomatyzowany obieg akceptacji (workflow). System sam pilnuje, aby każda nowa umowa została stworzona na poprawnym wzorze i przeszła przez wymaganą ścieżkę akceptacji (np. od handlowca, przez dział prawny, aż po zarząd).

Błąd 4: Brak kontroli dostępu i bezpieczeństwa

• Jak to wygląda? Wrażliwe umowy (np. dotyczące wynagrodzeń czy warunków handlowych) są przechowywane na ogólnodostępnym dysku sieciowym, do którego dostęp ma zbyt wiele osób.
• Ryzyko: Ogromne zagrożenie dla bezpieczeństwa i poufności danych firmowych. To prosta droga do wycieku tajemnic handlowych i naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
• Jak tego uniknąć? Zastosuj granularną kontrolę dostępu opartą na rolach. W dedykowanym systemie możesz precyzyjnie określić, kto może jedynie przeglądać, kto edytować, a kto zatwierdzać konkretne typy umów. Każda aktywność jest zapisywana w dzienniku zdarzeń (tzw. audit trail).

Błąd 5: Zaniedbanie analizy i raportowania

• Jak to wygląda? Umowy traktowane są jako „martwe” dokumenty. Nikt nie analizuje danych w nich zawartych, aby wyciągać wnioski na przyszłość. Zarząd nie jest w stanie szybko odpowiedzieć na pytanie: „Jakie są nasze łączne zobowiązania finansowe z tytułu umów najmu na przyszły rok?”.
• Ryzyko: Brak strategicznego spojrzenia na portfel umów, utrata możliwości optymalizacji kosztów i renegocjacji warunków z dostawcami, z którymi firma ma najwięcej kontraktów.
• Jak tego uniknąć? Wykorzystaj narzędzia do raportowania i analityki. System do zarządzania umowami powinien umożliwiać tworzenie dynamicznych raportów i dashboardów, które wizualizują kluczowe dane, pomagając podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Jak technologia No-Code pomaga uniknąć tych błędów?

Zamiast kupować kilka oddzielnych, niedopasowanych do siebie narzędzi, możesz stworzyć jeden, spójny system, który obsłuży cały cykl życia umowy. Elastyczne platformy no-code pozwalają zbudować „szyte na miarę” rozwiązanie, które obejmie:

• Bezpieczne, centralne repozytorium.
• W pełni zautomatyzowane ścieżki akceptacji.
• Inteligentny system powiadomień o terminach.
• Dowolne raporty i analizy, jakich potrzebujesz.

Zarządzanie umowami to nie biurokracja. To proaktywne zarządzanie ryzykiem i fundament stabilności finansowej Twojej firmy. Uporządkowanie tego obszaru przynosi spokój i realne oszczędności.

Chcesz dowiedzieć się więcej o cyfryzacji dokumentów? Przeczytaj nasz kompleksowy przewodnik o Elektronicznym Obiegu Dokumentów w Firmie.

A jeśli czujesz, że czas najwyższy zaprowadzić porządek w umowach w Twojej organizacji – porozmawiajmy. Pokażemy Ci, jak to zrobić skutecznie.

Umów się na bezpłatną konsultację: