Case Study: Jak firma produkcyjna skróciła czas akceptacji faktur o 70%?

Skrócenie czasu akceptacji faktur o ponad 70%, odzyskanie kilkunastu godzin pracy działu księgowości tygodniowo i 100% kontroli nad dokumentami kosztowymi.

Brzmi jak obietnica z folderu reklamowego? Dla jednego z naszych klientów z branży produkcyjnej to nowa, codzienna rzeczywistość.

Ta historia pokazuje, jak strategiczne podejście do automatyzacji i elastyczne narzędzia no-code mogą przekształcić jeden z najbardziej problematycznych procesów w firmie w źródło przewagi konkurencyjnej.

Kim był Klient?

Nasz klient to prężnie rozwijająca się polska firma produkcyjna z branży obróbki metalu, zatrudniająca ponad 200 pracowników. Posiada dwa główne zakłady produkcyjne oraz centralę z działem finansów w różnych lokalizacjach. W ostatnich latach firma notowała dynamiczny wzrost zamówień, ale jej wewnętrzne procesy administracyjne nie nadążały za rozwojem biznesu.

Wyzwanie: rosnący biznes, stojące w miejscu procesy

Zarząd firmy zidentyfikował proces obiegu i akceptacji faktur kosztowych jako jedno z największych „wąskich gardeł” w organizacji. Główne problemy, z którymi się borykali, to:

• Ekstremalnie długi czas akceptacji: Średni czas od otrzymania faktury do jej finalnego zatwierdzenia i przekazania do księgowości wynosił ponad 25 dni. Powodowało to opóźnienia w płatnościach i napięcia w relacjach z kluczowymi dostawcami.
• Całkowity brak kontroli: Dokumenty fizycznie krążyły w wewnętrznej poczcie między zakładami. Dział finansów nieustannie wykonywał telefony z pytaniem „gdzie jest faktura?”, a dokumenty potrafiły utknąć na czyimś biurku na wiele dni. Proces był „czarną dziurą”.
• Wysokie ryzyko błędów: Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemu ERP było czasochłonne i generowało liczne pomyłki, które wymagały późniejszych korekt.
• Przeciążenie działu księgowości: Zamiast skupiać się na analizie finansowej, pracownicy księgowości tracili czas na „śledzenie” dokumentów, kserowanie i archiwizację papierowych wersji.

Wdrożone rozwiązanie: szyty na miarę system obiegu faktur

Po analizie rynku klient odrzucił gotowe systemy „pudełkowe” jako zbyt sztywne i niedopasowane do ich specyficznej, wielooddziałowej struktury. Kluczem była dla nich elastyczność.

Wspólnie zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy na platformie no-code dedykowaną aplikację, która w 100% odzwierciedlała ich potrzeby. Główne funkcjonalności rozwiązania to:

1. Centralna Rejestracja i AI OCR: Wszystkie faktury (skany, zdjęcia, PDFy z maila) trafiają do jednego miejsca, a technologia OCR automatycznie odczytuje z nich kluczowe dane (kontrahent, NIP, kwoty, terminy).
2. Inteligentny workflow akceptacji: System, na podstawie zdefiniowanych reguł (np. kwoty, działu, numeru projektu), automatycznie przesyła fakturę do odpowiednich osób. Menedżerowie mogą akceptować dokumenty jednym kliknięciem, również na urządzeniach mobilnych.
3. Pełna integracja z systemem ERP: Po przejściu całej ścieżki akceptacji, dane są automatycznie i bezbłędnie eksportowane do systemu finansowo-księgowego klienta.
4. Dashboard dla zarządu: Dyrektor finansowy zyskał dostęp do panelu, na którym w czasie rzeczywistym widzi status wszystkich faktur, aktualne obciążenie kosztowe i potencjalne „wąskie gardła” w procesie.

Całe rozwiązanie – od pierwszej rozmowy po uruchomienie – zostało wdrożone w niespełna 6 tygodni!

Po trzech miesiącach od wdrożenia systemu, efekty przerosły oczekiwania klienta:

• Średni czas akceptacji faktury skrócił się z 25 do zaledwie 7 dni – to redukcja o ponad 70%.
• Dział finansowy ma 100% transparentności i w każdej chwili wie, gdzie znajduje się każdy dokument.
• Liczba błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych spadła o 95%.
• Obciążenie działu księgowości pracą administracyjną zmniejszyło się o około 15 godzin tygodniowo.
• Firma znacząco poprawiła terminowość płatności, co wzmocniło jej pozycję negocjacyjną u dostawców.

W słowach klienta (opinia Dyrektora Finansowego):

„Wcześniej tonęliśmy w papierze i nieustannych telefonach. Teraz mamy pełną kontrolę i spokój. System, który dla nas stworzono, działa dokładnie tak, jak tego potrzebowaliśmy – jest prosty, intuicyjny i wreszcie odzwierciedla nasz specyficzny sposób pracy. To nie jest kolejny program, to jest rozwiązanie naszego największego problemu operacyjnego.”

Czy Twoja firma boryka się z podobnymi wyzwaniami?

Historia naszego klienta to dowód na to, że nie trzeba godzić się na chaos w dokumentach. Nowoczesna technologia, wdrożona z myślą o realnych potrzebach użytkowników, przynosi wymierne i szybkie rezultaty.