Jak wdrożyć Elektroniczny Obieg Faktur i przygotować się na KSeF?

Rok 2025 to czas, w którym Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestał być tematem z przyszłości, a stał się obowiązkowym elementem prowadzenia biznesu w Polsce. Dla wielu firm to rewolucja, która budzi obawy. Jednak zamiast traktować KSeF jako uciążliwy obowiązek, warto spojrzeć na niego jak na historyczną szansę – katalizator do gruntownego uporządkowania i zautomatyzowania jednego z najważniejszych procesów w firmie.

Samo podłączenie się do KSeF to jednak za mało. To tak, jakby mieć nowoczesną skrzynkę na listy, ale w środku firmy nadal przekazywać je sobie z rąk do rąk. Prawdziwa rewolucja i oszczędności zaczynają się, gdy wdrażasz wewnętrzny, elektroniczny obieg faktur.

Ten przewodnik pokaże Ci, jak zrobić to mądrze, krok po kroku.

KSeF to nie wszystko. Czym jest prawdziwy elektroniczny obieg faktur?

Ważne jest, aby zrozumieć kluczową różnicę:

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma do wymiany ustrukturyzowanych faktur między firmami. Zapewnia, że faktura w jednolitym formacie trafia od sprzedawcy do nabywcy.
Elektroniczny Obieg Faktur (lub szerzej: EOD) to Twój wewnętrzny proces firmowy, który zaczyna się w momencie otrzymania faktury (np. z KSeF) i obejmuje jej weryfikację, opisanie, akceptację merytoryczną i finansową, aż po przekazanie do systemu księgowego i dokonanie płatności.

KSeF rozwiązuje problem dostarczenia faktury. Ale co dalej? Kto ma ją opisać? Kto musi zatwierdzić ten wydatek? Jak szybko trafi ona do księgowości? Na te pytania odpowiada właśnie sprawny, wewnętrzny obieg dokumentów.

Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur w 5 krokach

Aby proces był skuteczny i bezbolesny, podejdź do niego metodycznie. Oto sprawdzona ścieżka, którą realizujemy z naszymi klientami.

Krok 1: Zmapowanie i analiza obecnego procesu

Zanim cokolwiek zmienisz, musisz zrozumieć, jak to działa dzisiaj. Weź kartkę papieru lub otwórz arkusz kalkulacyjny i odpowiedz na pytania:

Jak faktura trafia do firmy?
Kto jako pierwszy ją widzi i rejestruje?
Do kogo trafia w celu opisu merytorycznego (np. kierownika działu, który coś zamawiał)?
Kto musi ją zatwierdzić pod względem budżetu?
Gdzie pojawiają się opóźnienia i „wąskie gardła”?
Ile czasu zajmuje cały proces od otrzymania faktury do jej zapłaty?

To ćwiczenie obnaży wszystkie słabości i pokaże, gdzie automatyzacja przyniesie największe korzyści.

Krok 2: Zdefiniowanie cyfrowej ścieżki akceptacji

Teraz zaprojektuj idealny proces. Zastanów się, jak powinna wyglądać ścieżka akceptacji dla różnych typów faktur.

Zasady warunkowe: Zdefiniuj reguły, np. „Faktury do 1000 zł akceptuje menedżer działu”, „Faktury powyżej 10 000 zł wymagają dodatkowej akceptacji dyrektora finansowego”, „Faktury za marketing trafiają do Działu Marketingu”.
Role i uprawnienia: Określ, kto może co robić w systemie (przeglądać, opisywać, akceptować, odrzucać).

Krok 3: Wybór odpowiedniego narzędzia

To kluczowy moment. Możesz wybrać sztywne, „pudełkowe” oprogramowanie, które zmusi Cię do nagięcia Twoich procesów do jego ograniczeń. Albo możesz postawić na naszą elastyczną platformę no-code, która pozwoli zbudować system w 100% dopasowany do ścieżek, które zdefiniowałeś w Kroku 2. Nasze podejście gwarantuje, że narzędzie dostosuje się do Ciebie, a nie Ty do narzędzia.

Krok 4: Integracja z KSeF i systemem księgowym (ERP)

Automatyzacja ma sens tylko wtedy, gdy systemy ze sobą „rozmawiają”. Upewnij się, że wybrane narzędzie do obiegu faktur potrafi:

Automatycznie pobierać faktury zakupowe z KSeF.
Bezproblemowo komunikować się z Twoim programem finansowo-księgowym (ERP), aby po finalnej akceptacji dane trafiały do księgowości bez ręcznego przepisywania.

Krok 5: Testy, szkolenie zespołu i uruchomienie

Żadne wdrożenie nie powiedzie się bez zaangażowania ludzi. Zanim uruchomisz system dla całej firmy, przeprowadź testy z udziałem kluczowych użytkowników. Zbierz ich feedback. Następnie zorganizuj krótkie, treściwe szkolenie, pokazując zespołowi, jak bardzo nowy system ułatwi im życie.

Umów się na niezobowiązującą konsultację obiegu faktur w Twojej firmie.

Porozmawiajmy o KSeF i automatyzacji

Jak nasza platforma No-Code upraszcza wdrożenie i integrację z KSeF?

Tradycyjne wdrożenia IT bywają długie i kosztowne. Platformy no-code zmieniają te zasady gry, oferując:

Niezrównaną elastyczność
Możemy odwzorować nawet najbardziej skomplikowaną, unikalną ścieżkę akceptacji obowiązującą w Twojej firmie.
Szybkość wdrożenia
Zbudowanie i uruchomienie dedykowanego obiegu faktur to kwestia tygodni, a nie wielu miesięcy. Nie wierzysz? Skontaktuj się z naszym doradcą!
Łatwość integracji
Nowoczesne platformy posiadają gotowe mechanizmy (API), które znacząco upraszczają połączenie z KSeF i systemami ERP.

Nie czekaj – zmień obowiązek w przewagę konkurencyjną

Obowiązkowy KSeF to doskonały pretekst, by wreszcie pożegnać się z chaosem, zagubionymi dokumentami i niekończącymi się pytaniami o status płatności. Firmy, które podejdą do tego zadania strategicznie i oprócz samego połączenia z KSeF wdrożą sprawny, wewnętrzny obieg faktur, zyskają ogromną przewagę – oszczędność czasu, pełną kontrolę nad finansami i zadowolonych pracowników.

Wdrożenie obiegu faktur to pierwszy, kluczowy krok w cyfryzacji działu finansów. Ale na tym możliwości się nie kończą.

Chcesz poznać pełen zakres możliwości? Przeczytaj nasz kompleksowy przewodnik o Elektronicznym Obiegu Dokumentów w Firmie, gdzie omawiamy nie tylko faktury, ale też umowy, wnioski i inne dokumenty.

A jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak krok po kroku przygotować Twoją firmę na KSeF i wdrożyć sprawny obieg faktur – jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Porozmawiajmy o KSeF i Automatyzacji