Mężczyzna w szarym garniturze siedzi pewnie z przodu, uśmiechając się, a cztery inne profesjonalnie ubrane osoby za nim skupiają się na swoich telefonach lub pracy papierkowej - odzwierciedlając nowoczesne środowisko biurowe obejmujące automatyzację procesów.

10 procesów, które możesz zautomatyzować w swojej firmie od zaraz

Wiesz już, czym jest technologia no-code i rozumiesz, jaką rewolucję przynosi biznesowi. Pojawia się jednak kluczowe pytanie: od czego zacząć? Potencjał automatyzacji jest ogromny, co paradoksalnie może być przytłaczające.

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz od razu wywracać całej firmy do góry nogami. Kluczem do sukcesu jest rozpoczęcie od procesów, które są najbardziej czasochłonne, podatne na błędy i frustrujące dla Twojego zespołu.

Przygotowaliśmy listę 10 typowych „pożeraczy czasu”, które z powodzeniem możesz zautomatyzować niemal od zaraz przy użyciu elastycznej platformy no-code.

1. Składanie i akceptacja wniosków urlopowych

  • Problem: Papierowe wnioski krążące po biurze, maile z prośbami, które giną w skrzynce, niepewność co do dostępności pracownika i ręczne aktualizowanie kalendarzy.
  • Rozwiązanie: Cyfrowy wniosek urlopowy w prostej aplikacji. Pracownik wypełnia formularz, który automatycznie trafia do przełożonego. Po akceptacji (jednym kliknięciem!) urlop jest nanoszony na wspólny kalendarz zespołu, a pracownik otrzymuje powiadomienie.
  • Korzyść: Oszczędność czasu działu HR i menedżerów, pełna przejrzystość i koniec z szukaniem zaginionych wniosków.

2. Obieg i akceptacja faktur kosztowych

  • Problem: Faktury leżące tygodniami na biurkach, niekończące się pytania „kto ma tę fakturę?”, ryzyko opóźnień w płatnościach i ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego.
  • Rozwiązanie: Aplikacja do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Faktura (np. ze skanu lub maila) trafia do systemu, jej dane są automatycznie odczytywane (OCR), a następnie dokument jest przesyłany cyfrową ścieżką akceptacji do odpowiednich osób.
  • Korzyść: Skrócenie czasu procesowania faktury z tygodni do dni, 100% kontroli nad wydatkami i eliminacja błędów.

3. Onboarding nowego pracownika

  • Problem: Chaos w pierwszych dniach pracy, zapominanie o nadaniu dostępów, zamówieniu sprzętu czy zaplanowaniu szkoleń. Nowa osoba czuje się zagubiona.
  • Rozwiązanie: Zautomatyzowana checklista onboardingu. Aplikacja prowadzi menedżera i dział HR krok po kroku przez cały proces, przydzielając zadania odpowiednim osobom (np. „IT: przygotuj laptopa”, „HR: przygotuj umowę”) i pilnując terminów.
  • Korzyść: Profesjonalny i spójny wizerunek firmy, mniejszy stres dla nowego pracownika i pewność, że o niczym nie zapomniano.

4. Rozliczanie delegacji służbowych

  • Problem: Zbieranie papierowych rachunków i faktur, ręczne wypełnianie skomplikowanych formularzy, długi czas oczekiwania na zwrot kosztów.
  • Rozwiązanie: Aplikacja mobilna, w której pracownik robi zdjęcia rachunków, a system sam je kategoryzuje i sumuje. Gotowe rozliczenie trafia elektronicznie do akceptacji.
  • Korzyść: Radykalne uproszczenie procesu dla pracownika i działu księgowości.

5. Generowanie i akceptacja ofert handlowych

  • Problem: Handlowcy tracą czas na tworzenie ofert w Wordzie lub Excelu, popełniają błędy w kalkulacjach, a każda prośba o specjalny rabat wymaga serii maili do przełożonego.
  • Rozwiązanie: Interaktywny kalkulator ofertowy. Handlowiec wybiera produkty i usługi, a system sam oblicza cenę, uwzględniając rabaty i marże. Jeśli oferta wymaga akceptacji, jest automatycznie wysyłana do menedżera.
  • Korzyść: Szybsze i bezbłędne oferty, więcej czasu na rozmowy z klientami.

6. Zarządzanie umowami z klientami i dostawcami

  • Problem: Umowy przechowywane w różnych miejscach, brak kontroli nad terminami ich wygasania, trudności z szybkim odnalezieniem konkretnego zapisu.
  • Rozwiązanie: Centralne, cyfrowe repozytorium umów z wbudowaną wyszukiwarką i systemem automatycznych powiadomień o zbliżających się terminach (np. 30 dni przed końcem umowy).
  • Korzyść: Pełne bezpieczeństwo i porządek w dokumentacji, minimalizacja ryzyka biznesowego.

7. Rejestracja czasu pracy nad projektami

  • Problem: Niedokładne szacowanie rentowności projektów, ponieważ nikt nie wie, ile czasu faktycznie poświęcono na poszczególne zadania.
  • Rozwiązanie: Prosta aplikacja, w której pracownicy mogą kilkoma kliknięciami rejestrować czas pracy, przypisując go do konkretnego klienta lub projektu.
  • Korzyść: Dokładne dane do rozliczeń z klientami i analizy rentowności projektów.

8. Zgłoszenia wewnętrzne (Helpdesk IT / Administracja)

  • Problem: Prośby o pomoc wysyłane mailowo lub zgłaszane na korytarzu. Zgłoszenia giną, nie wiadomo, kto i kiedy się nimi zajmie.
  • Rozwiązanie: Centralny system ticketowy. Pracownik wypełnia prosty formularz, zgłoszenie otrzymuje unikalny numer i trafia do odpowiedniej osoby, a jego status jest widoczny dla wszystkich.
  • Korzyść: Porządek w zgłoszeniach, lepsza priorytetyzacja zadań i wyższa jakość wsparcia wewnętrznego.

9. Zarządzanie rekrutacją

  • Problem: CV kandydatów spływają na różne skrzynki mailowe, trudno je porównać, a komunikacja z kandydatami jest niespójna.
  • Rozwiązanie: Baza kandydatów w prostej aplikacji, która pozwala na ocenę, tagowanie i zmianę statusu aplikacji (np. „Zaproszony na rozmowę”).
  • Korzyść: Usprawnienie procesu rekrutacji i budowa profesjonalnego wizerunku pracodawcy.

10. Akceptacja zamówień i budżetów

  • Problem: Wielopoziomowe, skomplikowane procesy akceptacji, które trwają wieki, bo dokument musi zdobyć podpisy kilku dyrektorów.
  • Rozwiązanie: Cyfrowy workflow, który automatycznie przesyła wniosek od jednej osoby do drugiej zgodnie z ustaloną ścieżką i uprawnieniami (np. wydatki do 5000 zł akceptuje menedżer, powyżej – dyrektor).
  • Korzyść: Drastyczne przyspieszenie procesów decyzyjnych w firmie.

Od czego zacząć?

Ta lista to tylko wierzchołek góry lodowej. Prawdziwa siła elastycznych platform no-code leży w możliwości tworzenia rozwiązań idealnie dopasowanych do Twojej unikalnej specyfiki.

Nie próbuj automatyzować wszystkiego na raz. Wybierz jeden, najbardziej bolesny proces z tej listy i zacznij od niego. Efekty przerosną Twoje oczekiwania i dadzą Ci energię do dalszych działań.

Każdy z tych procesów to element większej całości. Dowiedz się więcej z naszego przewodnika o Automatyzacji Procesów Biznesowych.

A jeśli chcesz porozmawiać o tym, który z tych procesów jest największym wyzwaniem w Twojej firmie – umów się na bezpłatną rozmowę. Pokażemy Ci, jak możesz go usprawnić.

Znajdźmy Twój proces do automatyzacji

Podobne wpisy